Teletrabajo eficiente - mejores prácticas

La salud de tus empleados y la tuya propia es lo más importante en estos momentos. Por ese motivo, es fundamental considerar todas las posibilidades como el teletrabajo, la distribución de turnos, etc. para apoyar a tu personal a mantenerse saludable. En el artículo de hoy analizamos una serie de aspectos que determinan la productividad del teletrabajo.  

ÍNDICE

1. Primera parte: Lugar de trabajo y equipamiento

    1.1 Crear un entorno de trabajo agradable

    1.2 Herramientas necesarias 

2. Segunda parte: Organización del trabajo y comunicación con el equipo

    2.1 Organizar los días 

    2.2 Comunicación con el equipo

3. Tercera parte: Alcanzar las metas y trabajar sin distracciones 

    3.1 Cómo trabajar eficazmente

    3.2 Cómo trabajar sin distracciones

    3.3 Consejos para trabajar con niños 

4. Cuarta parte: Bienestar mental y físico  

    4.1 La postura correcta

    4.2 Cómo separar la vida privada de la laboral 

5. Quinta parte: 3 herramientas útiles

6. Conclusión 

Primera parte: Lugar de trabajo y equipamiento

Para que el teletrabajo sea efectivo, es esencial pensar en dónde y cómo antes de empezar.

1. El lugar correcto

El primer aspecto importante para trabajar desde casa es encontrar el lugar correcto. El lugar de trabajo que escojas será la clave de la productividad, por lo que debes elegir a conciencia.

La mejor opción es, obviamente, habilitar un cuarto de la casa como oficina donde poder retirarse sin que nadie te moleste. Pero no todo el mundo tiene una habitación para usar como estudio. Si este es tu caso, elige un lugar de la casa que sea:

• Tranquilo y con poco ajetreo durante el día 

• Cerca del router de Internet para asegurar una conexión rápida

• Cerca de una venta para aprovechar la luz natural

La luz natural es importante para la productividad y la motivación, para reducir el estrés y mantenerse activo. Además, el paisaje que contemples a través de la ventana podría servirte de inspiración.

Evita tener la ventana detrás de tu puesto de trabajo. De lo contrario, los rayos de luz se reflejarán en la pantalla y esto afectará a tu productividad. Pero también evita tenerla delante ya que el contraste de brillo entre el ambiente exterior y el monitor puede causarte dolores de cabeza. Lo ideal sería que tu puesto de trabajo estuviera al lado de la ventana.

Elige una habitación con vistas al jardín o a una calle tranquila en lugar de un cuarto con vistas a una calle concurrida. De este modo evitarás las distracciones y el ruido del tráfico. 

Finalmente, no importa cuán grande sea el espacio que tengas, sino saber sacarle el máximo partido. 

📚 Lectura recomendada: Reuniones virtuales eficientes - mejores prácticas

2. Herramientas necesarias 

Una simple mesa o una silla de cocina no son adecuadas. Una postura correcta es importante para evitar problemas de espalda y dolores de cabeza, dolores que podrían llegar a ralentizar nuestro trabajo.

No ahorres dinero en muebles a la hora de poner en práctica el teletrabajo. Lee los comentarios de los clientes antes de decidirte por un determinado producto (ya que no son compras baratas).

Lo ideal sería que tu silla tuviera reposabrazos. La altura y la rigidez del respaldo deben ser adaptables para apoyar perfectamente la columna vertebral. Asimismo, el escritorio debe permitirte ajustar la altura para poder trabajar de pie si lo deseas.

Finalmente, un reposapiés y un reposamuñecas pueden ayudar a aliviar la tensión en las caderas y los hombros.

3. Recursos tecnológicos

Lo ideal es que la empresa donde trabajas te proporcione las herramientas necesarias para hacer tu trabajo (ordenador portátil, teléfono, auriculares, etc.). De esta manera, puedes tener acceso al servidor donde se almacenan todos los archivos, contactos, información relevante, etc.

Especialmente un portátil tiene la ventaja de que puede ser transportado, lo que también te permite cambiar de posición a menudo (más adelante hablaremos de la postura correcta). Puedes sentarte cómodamente en el sofá durante un rato, disfrutar del sol en el balcón o en el jardín...

Piensa en un ratón y un teclado inalámbrico. Si el ambiente en el que trabajas es ruidoso, los auriculares son imprescindibles. Si necesitas asistir a reuniones virtuales también necesitarás un buen micrófono.

Dependiendo del tipo de trabajo, también podrías llegar a necesitar una impresora y un escáner, por ejemplo, para subir documentos a la nube y compartirlos con tu equipo.

Finalmente, una fuente de luz natural es la solución ideal, pero no debería faltar una lámpara. Los expertos recomiendan una lámpara entre 400 y 600w. Algunos ofrecen la opción de ajustar la luz de acuerdo con tu actividad (concentración, estudio, relajación, etc.).

Segunda parte: organización del trabajo y comunicación con el equipo

Ahora que has encontrado el lugar adecuado y tienes todo el material necesario para teletrabajar, es el momento de hablar de la organización diaria de tus tareas y de la comunicación con el equipo. 

1. Cómo organizar tus días

El primer paso es organizar un plan de trabajo semanal: ¿qué objetivos quieres alcanzar antes del fin de semana? Anotar tus objetivos te ayudará a establecer tus prioridades y serás capaz de finalizar tus tareas en el plazo estipulado. 

El segundo paso es dividir el trabajo día a día. Mejor aún es establecer por adelantado cuánto tiempo se debe dedicar a cada tarea individual.

2. Cómo comunicarte con tu equipo

Una de las mayores ventajas del teletrabajo es poder establecer horarios de trabajo (más o menos) con total autonomía. Sin embargo, es importante asegurar la comunicación con el equipo.

Para muchas empresas, la comunicación con el equipo es una parte importante y necesaria del flujo de trabajo. Trabajando desde casa, la situación de comunicación es totalmente diferente a un día normal de trabajo en la oficina. Si tienes una pregunta o algo importante que decir, no puedes visitar a tu compañero personalmente, ni tienes la oportunidad de hacer una pausa y charlar en la cocina.

Para que tu equipo pueda saber cuándo contactarte (y viceversa) te recomendamos que establezcas un horario de trabajo y lo compartas con ellos o con cualquiera que necesite ponerse en contacto contigo.

El teletrabajo requiere transparencia y confianza, tanto de los empleados como del empleador: cumplir con el horario, participar en videollamadas, responder a correos electrónicos, etc.

Tercera parte: Alcanzar las metas y trabajar sin distracciones

Trabajar desde casa representa una gran posibilidad de concentración. No hay reuniones físicas y tus compañeros no pueden molestarte con facilidad. Puedes simplemente cerrar el correo y dedicarte completamente a tu tarea.

Pero el entorno doméstico no está siempre libre de distracciones. Para resistir la tentación de acostarse en la cama, tender la lavadora, etc., presta atención a los siguientes puntos.

1. Cómo trabajar eficazmente

Primero debes asegurarte de que tienes todo lo necesario a mano; levantarte cada 5 minutos es contraproducente e interrumpe tu concentración.

Al principio del día deberías establecer qué tareas y objetivos quieres alcanzar ese día. Obviamente, pueden surgir complicaciones que lleven a retrasos justificados en el trabajo, pero tener una lista de tareas pendientes te permite trabajar más eficazmente.

Un cronómetro es en este caso una herramienta útil, no sólo para respetar tu planificación y distribución de tareas del día, sino también para trabajar 15 minutos, 1 o 2 horas centradas en una tarea específica.

El tiempo del cronómetro en marcha te impedirá revisar tu teléfono móvil, tus correos electrónicos, etc.

Finalmente, compórtate exactamente como si estuvieras en el trabajo: no te quedes en pijama, empieza y termina de trabajar al mismo tiempo, tómate un descanso a una hora determinada. Esto no sólo ayuda a la concentración, sino que también facilitará a tus compañeros el saber si pueden contactarte y cuándo. 

2. Cómo trabajar sin distracciones

Lo que quizás sea la mayor fuente de distracción, sobre todo cuando el jefe no está vigilando, es el teléfono móvil. Reduce la tentación de ver las notificaciones de las redes sociales, mensajes, etc. silenciándolo, o mejor aún, dejando tu teléfono en otra habitación.

En caso de que no vivas solo, la segunda mayor distracción viene de tu pareja, hijos, compañeros de piso, etc. Es importante comunicar a las personas con las que convivimos que aunque estemos físicamente en casa, estamos trabajando y tendrán que respetar tus horarios de trabajo.

3. Consejos para dominar el teletrabajo con niños en casa

• Crea una rutina diaria para tus hijos, que incluya tiempo de educación, tiempo de juego, tiempo de deporte, comidas, etc.

• Dependiendo de la edad, haz uso de videos didácticos para explicar a tus hijos la situación en la que nos encontramos.

• Asigna a tus hijos tareas fijas para que se sientan implicados en tu rutina. Por ejemplo, preparar la comida con ellos. 

• ¿Has intentado crear alguna vez un lugar de trabajo para tus hijos? Cualquier mesa con lápices de colores y folios en blanco podría servir como oficina. Especialmente los niños pequeños se divertirán mucho imitandote en el trabajo.  

• Establece tiempos de trabajo cortos para ti mismo (30-60 minutos por ejemplo). Después de ese tiempo, tómate un descanso de 5 a 10 minutos para pasarlo con tu hijo.

• Utiliza el aprendizaje virtual que nos brinda la tecnología para entretener a tus hijos.

• No te olvides de hacer deporte y ejercicio en casa con tus hijos. En estos momentos difíciles, muchos influencers publican videos en directo en su canal para dar clases de deporte a su audiencia. Uno de ellos es Jorge Cremades. 

¿Tienes algunos trucos adicionales que ayuden a mantener a tus hijos entretenidos? Compártelos con nosotros abajo en los comentarios. 

Para finalizar esta tercera parte, mantén la rutina de trabajar en el lugar escogido de trabajo. Trabajar tumbado en el sofá durante varias horas es desaconsejable por los problemas que puedan surgir en la espalda.

Cuarta parte: bienestar mental y físico

Especialmente en tiempos de cuarentena, donde el coronavirus nos obliga a trabajar desde casa, es importante tomar precauciones para proteger nuestra salud. 

1. La postura correcta

Trabajar varias horas al día mientras se está sentado puede causar dolor de espalda. Por eso lo primero a lo que hay que prestar atención cuando se trabaja desde casa es a la postura correcta:

Trabaja sentado y de pie alternativamente. Asegúrate de que la parte superior de la pantalla esté a la altura de los ojos y el monitor esté inclinado 35°.

Puedes usar una pelota de gimnasia y/o una mini bicicleta estática (pedaleadores) para mantenerte en movimiento mientras estás sentado.

No te olvides de escuchar a tu cuerpo. Nuestro reloj biológico es capaz de hacernos saber cuándo es el momento de parar y tomar un descanso para refrescar tu cuerpo y tu mente.

Comer un bocadillo saludable, salir al balcón o al jardín para disfrutar de los primeros rayos de sol, hacer una siesta de 20 minutos, yoga, deporte, etc. El bienestar físico es indispensable para el equilibrio mental.

Airea regularmente tu hogar para dejar entrar una buena dosis de oxígeno y desinfecta tu teclado y ratón regularmente. 

2. Cómo separar la vida privada de la laboral

A menudo, cuando se teletrabaja dedicamos más horas de lo habitual porque se tienda a trabajar de acuerdo con nuestros recursos energéticos. 

En este sentido, la jornada laboral no termina cuando sales de la oficina. Para no sobrecargarse de trabajo y para tu propio bienestar mental, es necesario encontrar un método que marque el final de tu jornada laboral y el límite entre el trabajo y la vida privada.

Cierra tu portátil, toma algún refresco, realiza las tareas domésticas, relájate en el sofá, pero haz algo que haga que tu estado mental se "apague".

Quinta parte: 3 herramientas útiles

Para que el teletrabajo sea agradable y eficiente, me gustaría presentarte algunas herramientas útiles. 

Las herramientas que vamos a enumerar son todas gratuitas y puedes acceder a ellas a través de tu cuenta de Google.

Para la organización: Trello 

Trello es un software de gestión para uso privado o empresarial. Es comparable a una pizarra con posits que se pueden mover de un estado a otro (ejemplos de estados: "to-do", "in progress", "done", etc.), pero digital.

Cada posit muestra la persona que está a cargo de x tarea. En cada posit virtual tienes la posibilidad de insertar comentarios, fecha de vencimiento, otros usuarios, etc.

Trello es una excelente herramienta para controlar el progreso de una determinada actividad (personal o de equipo).

Para la comunicación: Slack 

Slack es la aplicación de mensajería más utilizada por las empresas. Hay canales públicos (por ejemplo, para toda la empresa o para un equipo) y canales de conversación 1:1.

Esta herramienta también puede ser usada para llamadas telefónicas y videollamadas de 2 a 15 personas. Puedes instalarla en tu smartphone para estar localizable en todas partes.

Para compartir documentos: Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube que ofrece 15 GB, para documentos privados y documentos compartidos con tu equipo.

Con Drive puedes crear documentos de texto, presentaciones de Power Point y tablas de Excel en la nube accesibles desde cualquier dispositivo (sólo tienes que acceder a tu cuenta de Google).

Esta herramienta muestra los cambios en tiempo real, lo que la convierte en un instrumento útil para realizar un proyecto común en equipo desde casa. 

Conclusión

El teletrabajo requiere disciplina y motivación. A su vez, un entorno de trabajo ergonómico con una estructura planificada garantiza la productividad y eficiencia.

¡Haznos saber en la sección de comentarios cuál es tu técnica de teletrabajar!