5 consejos para mejorar tu gestión del tiempo

Un comerciante online suele tener la agenda muy completa. Introducir nuevos productos, analizar estadísticas, responder a las preguntas de los clientes y empleados, y mil cosas más que se presentan a lo largo del día. Por eso, a una jornada de trabajo normal le suelen faltar horas. Este artículo te ayudará a rendir mejor y ser más productivo.

A algunas personas parece que el trabajo les resulta más llevadero que a otras. Pero ¿cuál es el secreto de las personas eficientes? Los estudios demuestran que hay un denominador común: la planificación del día.

De este modo, en lugar de limitarte a trabajar sin más y acometer las tareas pendientes siguiendo tu instinto, es mejor que estructures tu día, o incluso toda tu semana.

Si quieres saber lo caótico que puede llegar a ser un día y cuánto tiempo se pierde, la experta en gestión del tiempo Lisa Quast propone un pequeño experimento:

Cada semana, documenta todo lo que haces en un día de trabajo típico y cuánto tiempo dedicas a cada tarea. Cuando lo hagas, lo más importante es que seas sincero. También debes documentar cuándo abres el Facebook un momentito o ves un vídeo de YouTube que no aporta nada a tu facturación. Te sorprenderá saber cuántas horas pierdes a la semana con correos electrónicos, Facebook y otras distracciones.

Prefiero ni hablar de las distracciones. Mientras escribo este artículo, mi móvil ha vibrado 12 veces, en mi bandeja de entrada hay 17 correos nuevos y, de momento, ya se han pasado tres compañeros por mi despacho.

¿Te suena de algo?

Las personas que trabajan mucho con internet están más expuestas a distraerse y seguir posponiendo las tareas pendientes. Si quieres alcanzar tus objetivos y ver como a final de mes mejoran los resultados, la planificación del día puede serte de gran ayuda.

Por suerte, gestionar mejor el tiempo no es tan difícil con un poco de disciplina, y se consigue siguiendo 5 pasos:

1. Determina qué tareas/distracciones consumen más tiempo.

Este pequeño experimento puede abrirte los ojos para siempre. Durante una semana, documenta qué actividades desempeñas durante el día y cuánto tiempo consume cada actividad. Analiza el resultado y sabrás dónde puedes ser más productivo.

2. Planifica tu semana

Tomarte 20 minutos de tranquilidad a la semana para planificarla puede convertirte en una persona mucho más eficiente. Escribe lo que quieres conseguir y cuándo, qué objetivos debes alcanzar esta semana y qué días debes ocuparte de qué tareas pendientes.

3. Prioriza las tareas pendientes

Algunas tareas son más importantes que otras, algunas pueden posponerse y otras deben abordarse con la mayor celeridad. Haz una lista de las tareas que debes acometer esta semana por orden de importancia.

De este modo, tendrás a la vista en todo momento las cosas importantes de verdad.

4. Tómate tu tiempo

Para las tareas y proyectos con prioridad baja, media y, sobre todo, alta, tienes que acotar unas horas fijas en tu calendario y poder trabajar en ellas sin que nada te moleste. Si acabas de empezar a gestionar tu tiempo de manera estructurada, puede que planifiques demasiado tiempo o demasiado poco para una tarea.

Pero no pasa nada; cuando lleves unas semanas planificando desarrollarás un sexto sentido para saber qué tareas requieren más o menos tiempo.

5. Horas especiales para el correo electrónico

Se estima que un empleado de oficina recibe y envía de media 120 correos electrónicos cada día de trabajo.

Los correos llegan cuando más molestan, interrumpen el flujo de trabajo y consumen una gran parte de la jornada laboral.

Por tanto, en lugar de dejar que todos los correos nos impidan hacer cosas importantes, los expertos recomiendan dejar una ventana de tiempo libre para responder a los correos. Aumenta tu eficiencia y no dejes que los correos electrónicos que no son tan importantes te distraigan cuando estás trabajando en un proyecto prioritario.

Conclusión

Cuanta más disciplina tengas en la gestión de tu tiempo, más facilidad tendrás para acometer las tareas pendientes, y en lugar de preguntarte cómo será tu semana, sabrás exactamente cómo vas a dedicar esta semana y todas sus tareas.