Reuniones virtuales eficientes - mejores prácticas

El teletrabajo se ha convertido en una realidad en muchos países con el fin de evitar una propagación acelerada del covid y garantizar la salud y el bienestar de los empleados. Una de las herramientas más importantes del teletrabajo que determina la productividad de una empresa y através de la cual fluye toda la comunicación, son las videollamadas o reuniones virtuales. Pero, ¿las llevamos a cabo de manera eficiente? 

Desviarse del tema en cuestión de la reunión, las distracciones o los fallos técnicos son algunos de los errores más frecuentes que se cometen durante una videollamada. Por este motivo, me gustaría darte algunos consejos para que tus reuniones virtuales sean lo más productivas posibles. 

Antes de la reunión…

Prohibido llevar puesto el pijama 

Lo primero de todo antes de ponerte a trabajar, es quitarte el pijama y vestirte como Dios manda, como si fueras a ir al trabajo. Ponte la camisa o vestido que más te guste (te permito que lleves puestas las zapatillas de estar por casa) y te aseguro que notarás un cambio. Es un efecto psicológico, pero créeme que de este modo serás más eficiente y transmitirás profesionalidad durante tus reuniones virtuales. Te lo digo por  experiencia… Este punto es especialmente importante si la reunión se lleva a cabo con clientes.

Escoge un espacio de trabajo agradable

Y hablando de aspecto profesional, es muy importante escoger un espacio de trabajo lo más luminoso y despejado posible. Si los demás participantes pueden verte bien y evitas elementos distractores, la reunión virtual será más agradable y llevadera.     

Del mismo modo, situar el ordenador en una superficie plana que garantice la estabilidad del dispositivo con el que se realiza la videollamada resulta fundamental para que la reunión sea placentera para todos.

A este aspecto me gustaría añadir la importancia de la ergonomía durante la jornada laboral. Sentirse cómodo mientras se trabaja no únicamente favorece al bienestar de uno mismo, sino que una vez más, transmite profesionalidad.  

Consejo: llevar a cabo reuniones virtuales de pie, mejora las apariencias y se gana en seguridad. 

Esta imagen muestra cómo se debería alinear el monitor y el resto de herramientas de trabajo de forma ergonómica (Fuente: t3n digital pioneers).  

Evita ruidos e interrupciones

Avisa a tu familia (mujer, marido, niños, etc.) de que vas a participar en una reunión virtual y necesitas silencio absoluto. Silencia el teléfono móvil y las notificaciones de las aplicaciones del propio ordenador ya que podrían distraer a los participantes durante la reunión. 

Asegura la infraestructura técnica 

Independientemente de la herramienta que utilices para realizar la reunión virtual, ya sea Slack, Zoom o GotoMeeting, conviene asegurarse de que todo funciona correctamente. 

💡Lectura recomendada: Los mejores 30 programas para videoconferencias en 2022

Asegúrate de tener todo listo: buena conexión a internet (te recomendamos que te conectes a través de un cable Ethernet a Internet ya que la WLAN a veces suele dar problemas), la plataforma de videollamada preparada, la webcam, el micrófono (asegúrate de que todos te pueden ver y escuchar), así como los materiales o documentos que vas a necesitar durante la reunión virtual.

No hay cosa que dé más rabia que acudir puntual a una reunión y comenzar con esta 15 minutos más tarde porque alguien está experimentando problemas técnicos, alguien se ha retrasado, etc. 

Con este apartado podemos concluir que realizar pruebas técnicas antes del comienzo de una reunión virtual, es lo más recomendable para garantizar que no se producirán interrupciones y que la reunión tendrá lugar de forma efectiva y se alcanzarán los objetivos propuestos. 

Limita el número de participantes

Como organizador de la reunión virtual deberías preguntarte lo siguiente: ¿Qué miembros del equipo son indispensables para que la reunión tenga éxito? 

Es muy importante que invites únicamente a aquellas personas que de verdad tienen voz y voto en el tema en cuestión de la reunión. De lo contrario, si invitas a más personas de lo necesario, no se aprovechará bien el tiempo ya que existe la posibilidad de que todos los miembros hablen a la vez y no se llegue a un acuerdo.  

Dicho esto, cuanto menos participantes mejor. Las reuniones innecesariamente abultadas conducen a peores resultados además de consumir mucho tiempo. Se habla del mismo tema una y otra vez, no se llega a una solución y surgen conflictos. 

Antes y durante la reunión… 

Muchos dan por hecho el siguiente aspecto pero vale la pena recordarlo. Hay momentos en los que una conversación se convierte rápidamente en un conflicto innecesario por no dejar que otros terminen de hablar. Para evitar esto es fundamental que alguien modere la reunión, que normalmente suele ser la persona que la organiza, y vaya pasando la palabra al resto de los participantes de manera escalonada sin perder las riendas.    

Promover reuniones ágiles

Para que cada participante pueda estar informado sobre los puntos que se van a tratar durante la reunión, es recomendable establecer un programa o agenda antes de la reunión y comunicarlo a todos los participantes por correo electrónico.

Si eres el organizador de la reunión, podrías por ejemplo crear una presentación en Google Drive y dar acceso al documento a todos los participantes. De este modo, cada miembro del equipo tendrá la oportunidad de incluir sus ideas, logros o preguntas en su sección y, además, si se comparte la presentación durante la reunión, todos los participantes tendrán una visión clara de los temas en los que se está trabajando. 

Consejo: A la hora de incluir tus ideas en la presentación, trata de ser breve y conciso. Haz uso de bulletpoints y palabras clave y olvídate de los textos largos. Incluso utiliza imágenes para apoyar tus argumentos. De esta manera la reunión se hará más amena y evitarás que los participantes pierdan el hilo. 

También es muy importante que pongas en práctica la escucha activa y estar atento a lo que se dice para evitar perderte información valiosa. Para que nos vamos a mentir, seguro que la mayoría de nosotros ha realizado alguna vez una segunda tarea durante una reunión virtual. ¡Pues precisamente eso hay que evitar! 

Aunque elaborar un programa o presentación inicialmente aumenta el esfuerzo que implica, durante su aplicación es un enorme impulsor de la eficiencia que vale la pena.

💡Sugerencia de lectura: Metodología Ágil: ¿Qué es y cómo se beneficia tu negocio?

Otra forma de promover reuniones ágiles es estableciendo bloques de tiempo durante la reunión. Esto nos lleva al siguiente apartado. 

Duración de la reunión - establecer bloques de tiempo

Voy a ser clara, a nadie le gusta participar en una reunión que dura más de una hora. Seguro que en este tipo de reuniones habrás alcanzado más de una vez tal punto, en el que tu nivel de concentración y capacidad de retener información es bajo por no decir nulo, y has terminado distrayendote con algo. 

Lo ideal sería que la reunión virtual no durase más de una hora. Al igual que con los participantes, cuanto más corta sea la videollamada mejor. Por supuesto, siempre y cuando se aproveche bien el tiempo para abarcar todos los temas.

Dicho esto, definir bloques de tiempo claros ayuda a promover las reuniones ágiles. En una reunión de una hora podrías dividir los bloques de tiempo de la siguiente manera:  

• Primeros 10 minutos → Explicar el tema 

• Siguientes 40 minutos → Cada participante tiene entre 5-10 minutos para aportar sus ideas y responder preguntas 

• Últimos 10 minutos → Se recogen las soluciones a los problemas y se distribuyen las tareas 

Estos bloques claros ayudan con el uso eficiente y efectivo del tiempo. Aprovecha tus minutos para ir directo al grano y dar con una solución lo antes posible. Solamente así conseguirás que la reunión sea llevadera e interesante.  

Si quieres hablar de otros temas que no tienen que ver con el tema en cuestión de la reunión virtual, te recomiendo que organices aparte un “meeting para tomar café” con tus compañeros. Esta es una buena forma de desconectar y no perder el contacto con tus compañeros. 

Después de la reunión… 

Compartir los resultados con todos los participantes 

Una vez recogidas las decisiones importantes que se han tomado durante la reunión, se recomienda comunicarlo nuevamente por correo a los participantes para obtener una visión general sobre quién llevará a cabo x tarea y evitar así malentendidos.  

¡Y ahora te toca a ti poner nuestros consejos en práctica para que la próxima reunión virtual sea un éxito!