4 consejos para gestionar la declaración de la renta de tu negocio

Si hablamos de la declaración anual de la renta, por algún motivo, se piensa en algo negativo. Se tiene la concepción de que se va a tener que pagar más de la cuenta o de que va a haber complicaciones a la hora de presentar la declaración. 

La realidad es que no tiene porqué ser así. Por el contrario, podemos llevar a cabo acciones para facilitar el proceso y no tener miedo a errores cuando llegue la hora de presentar nuestros impuestos.

persona calculando

A continuación explicaremos brevemente en qué consiste la declaración de la renta junto con algunos consejos que seguramente te ayudarán a perderle el miedo.

Declaración de la renta: ¿qué es?

En pocas palabras se trata de la presentación del Impuesto Sobre las Personas Físicas o IRPF. Este impuesto afecta a todos los ciudadanos y se aplica progresivamente a la suma de todos los ingresos percibidos.

En el caso de ser asalariados, el proceso es muy sencillo. La Hacienda Pública ya tiene gran parte de nuestros datos, por lo que nos facilita un borrador que podemos modificar o aprobar directamente.

En el caso de los autónomos, al no disponer de esta información, ellos mismos son quienes deben encargarse de presentar los ingresos y gastos derivados de su actividad junto con el resto de impuestos que les corresponden.

¿Hay otros impuestos que se presentan?

Si eres una empresa o autónomo, sí. 

Por un lado tenemos el Impuesto sobre Sociedades. Como su nombre indica, grava sobre la renta de las sociedades mercantiles. Sean del tipo que sean, anualmente están obligadas a presentar el modelo 202 y pagar el impuesto correspondiente. 

Se suele fraccionar el pago en 3 fases anuales, aunque su declaración corresponde al año fiscal completo. Aunque parezca complejo, puedes encontrar fácilmente guías para el impuesto de sociedades online que te ayudan con la presentación y cálculo de este impuesto.

Junto con el impuesto sobre sociedades está el Impuesto sobre el Valor Añadido o IVA. Este se aplica en cada factura y en distintos porcentajes, dependiendo del producto.

El funcionamiento del IVA es particular. Si bien es retenido por la empresa o negocio que emite la factura y la cobra, este porcentaje que se retiene no es suyo. Pertenece al estado y a Hacienda a quien tiene que devolverlo posteriormente.

La suma que se ha retenido se presenta trimestralmente y se calcula la diferencia entre el IVA que hemos soportado y el repercutido. Si el balance es favorable ― hemos soportado más de lo repercutido― en el siguiente trimestre nos veremos beneficiados.

📚Lectura recomendada: El nuevo IVA en eCommerce y cómo prepararse

4 consejos para que la declaración de la renta no te haga perder los papeles


1. Mantén tus documentos organizados y al día

El orden es clave para la gestión de un negocio. No podemos pretender tener un negocio exitoso si su estructura o funcionamiento es caótica. Todo debe estar organizado según un sistema previamente establecido.

Para realizar la declaración de la renta tendremos que presentar todas las facturas emitidas y recibidas. Si no tenemos costumbre de almacenarlas de forma sistemática o no seguimos un órden lógico, corremos el riesgo de no presentar documentos importantes.

El uso de softwares de contabilidad y finanzas puede ser de gran ayuda en este aspecto. Estos programas se encargan automáticamente de almacenar los documentos de forma cómoda, ordenada y fácil de encontrar. Tanto aquellos documentos y facturas emitidos por nosotros, como aquellos recibidos.

De esta forma, a la hora de tener que presentar la declaración del IRPF, simplemente tendremos que descargar un archivo que contendrá todos los documentos necesarios divididos en mes o trimestre, dependiendo de nuestras preferencias.

En lo que respecta a las facturas o justificantes en formato papel, es aún más importante tenerlas a buen recaudo. Se puede optar por digitalizarlas para facilitar su almacenamiento o asegurarse que estén a salvo, ya que son más susceptibles a extravíos y daños.

2. No pierdas de vista las fechas

reloj junto a calendario

Si bien cada año y ejercicio la fecha de presentación es distinta, podemos decir con cierta seguridad que el periodo de presentación va desde principios de abril hasta finales de junio.

Durante esos tres meses podremos presentar la declaración del IRPF en cualquier momento, a través de la herramienta online o de forma presencial en las oficinas de la Hacienda Pública.

Si bien el periodo es amplio, se recomienda siempre presentarlo lo antes posible. Es un secreto a voces que quienes primero presentan su declaración son quienes antes recibirán su devolución ― siempre y cuando salga a devolver, obviamente.

Sin embargo, es muy importante no dejarlo para último momento. Son muchos los documentos por presentar y puede pasarse la fecha de presentación. 

Presentar la declaración fuera de plazo puede conllevar distintas multas dependiendo de cuán tarde se haya presentado. Aquellos que estén obligados a presentarla y no lo hagan en el plazo establecido:

  • Recibirán un recargo del 5% si se presenta entre los tres primeros meses desde el fin de la campaña 

  • El recargo será del 10% si se realiza entre el tercer y sexto mes tras el fin de la campaña 

  • Se aplicará un recargo del 15 % si se presenta con un retraso de entre 6 y doce meses.

  •  A todo aquel que presente pasados doce meses desde la fecha límite del fin de la campaña se le aplicará un 20% de recargo.

Por tanto, es importante la fecha de presentación tanto para poder conseguir la devolución antes, como para no tener que pagar una multa o recargo por el retraso.

Gestión del tiempo

3. Apoyate en un gestor o asesor

¿Es posible realizar la propia declaración de impuestos de forma autónoma y sin ayuda externa? Obviamente sí. Sin embargo, son muchas cuestiones, impuestos y deducciones que hay que tener en cuenta. No siempre se dispone del tiempo o conocimientos necesarios para poder hacerlo correctamente.

No presentar la declaración en fecha y forma puede suponer un problema fiscal del que podemos salir muy perjudicados. Por eso, a veces es necesario pedir ayuda o relegar nuestras finanzas a expertos en el tema.

Esto no quiere decir que debemos despreocuparnos de nuestras finanzas. Por el contrario, aún se aplican los consejos que hemos enumerado hasta ahora.

Aunque releguemos la declaración a un gestor, debemos aportar todos los documentos organizados, para facilitar su labor y que pueda controlar fácilmente si falta algo o si hay algún error. 

Además, debemos tener en cuenta la fecha, ya que tendremos que contactar con el gestor y presentarle toda la documentación a tiempo y dentro del plazo establecido para que tenga tiempo para organizar y presentar todo correctamente.

4. Ten en cuenta posibles deducciones o subvenciones

Cada negocio dependiendo de su actividad, facturación o localización puede estar sujeta a deducciones. Pueden estar ligadas al tipo de actividad, personal o incluso al impacto medioambiental que tenga nuestra actividad.

Estas deducciones se aplican para fomentar determinadas labores o la contratación de perfiles específicos, a menudo en riesgo de extinción o exclusión. Puede servir como método para que la actividad empresarial en determinadas zonas o mercados se active. 

Hay deducciones generales estatales, como los donativos para ONG, afiliación a partidos políticos o sindicatos, que son genéricas y aplicables a un número mayor de negocios. Y las hay menores y más específicas como por haber comprado una vivienda habitual antes de 2013.

Si no estás seguro de si existen deducciones que se puedan aplicar a tu negocio, puedes acudir a un gestor o asesor, como indicado anteriormente que seguramente podrá ayudarte.

Conclusión

No hay fórmula ni manera mágica de escaparle a la declaración de la renta. Nos guste o no, cada año debemos realizarlas. La mejor manera de hacerlo es tomando medidas previas que nos faciliten el trabajo cuando llegue la hora de hacer la declaración.

Son pequeños gestos que podemos incorporar sin necesidad de demasiada inversión ni de modificar completamente el funcionamiento de nuestro negocio. Sin embargo, pueden suponer un gran cambio y hacer que no sea un drama o un problema declarar los impuestos cuando llegue el momento.

Se puede resumir en estar atento y conocer los impuestos y deducciones que nos corresponden, guardar todos los documentos que nos pueden servir, recordar las fechas importantes y mantener el orden. 

Si vemos que la situación nos supera o no nos sentimos seguros, siempre podemos contactar con asesores o gestores que nos pueden ayudar, solucionar dudas o realizar la declaración por nosotros.

Hay que perderle el miedo a los impuestos, tiene una mala fama creada por aquellos que nunca se han dedicado a realizar las cosas correctamente. Si sigues estos pasos y mantienes el orden, no tendrás ningún tipo de problema ni sorpresa.

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